Minimieren Sie Ihren Aufwand rund um Eingangsrechnungen: Belege an uns, Rechnungsdaten als ZUGFeRD-PDF zurück!

clever.R ist ein Managed-Service, der Ihnen den händischen Aufwand der Rechnungserfassung zuverlässig abnimmt und die relevanten Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format für die Weiterverarbeitung und GoBD-konforme Archivierung bereitstellt. Alles genau abgestimmt auf Ihr Unternehmen, ohne große Investitionen und bei maximaler Datensicherheit im zertifizierten deutschen Rechenzentrum der DATEV.

Zusätzlich können Sie die erfassten Daten mit clever.R ohne Mehraufwand direkt in Ihren Anwendungen nutzen und z.B. Freigabeworkflows im DMS starten, Überweisungen vornehmen oder in DATEV buchen. clever.R bietet:

• Rechnungsdaten für viele Anwendungen mit clever.Export
• Revisionssichere Archivierung mit clever.Archiv
• Effizientes Rechnungsmanagement mit clever.Workflow
• Professionelles Dokumentenmanagement mit clever.DMS

Um den Anforderungen der GoBD nachzukommen, ist die digitale Rechnungserfassung zukünftig unumgänglich. Mit clever.ZUGFeRD nehmen wir Ihnen die Erfassung ab: Sie senden uns Ihre Rechnungen, wir erfassen diese und geben Ihnen die Rechnungsdaten als ZUGFeRD-PDF zurück. Die perfekte digitale Vorlage für die schnelle Weiterverarbeitung.

Sie profitieren mit clever.ZUGFeRD von fehlerfreien Scan- und Erfassungsleistungen, die nur ein Spezialist gewährleisten kann. Sämtliche gemäß §14 UStG relevante Rechnungsdaten werden vollautomatisiert erkannt – durch qualitativ höchstwertige Scanverfahren mit modernster OCR-Software. In Kombination mit einer mehrstufigen Qualitätskontrolle erfolgt die Erfassung fehlerfrei. Damit haben Sie die Gewissheit, dass Sie sich auf die von uns gelieferten Daten 100%-tig verlassen können. Ihr Mehrwert: bei der Belegerfassung werden automatisch die Pflichtangaben gem. §14 UstG überprüft. Fehlerhafte Rechnungen gelangen also gar nicht erst in den Bearbeitungs-Workflow.

Fehlerfrei dank automatisierter Erfassung und 4-Augen-Prinzip

Um höchste Erfassungsqualität zu erreichen, nutzt clever.R die Erfahrung und Technologie eines Spezialisten in Nordrhein-Westfalen. Hier sorgt modernste OCR-Software in Kombination mit einer mehrstufigen Qualitätskontrolle für fehlerfreie Belegdaten.

Die Rechnungsbelege werden zunächst gescannt und anschließend digital per OCR-Erkennung weiterverarbeitet. Auch wenn Rechnungskopf- und Positionsdaten aufgrund verschiedener Layouts der Rechnungsaussteller an unterschiedlichen Stellen stehen, ist die Erkennung zuverlässig. Hochwertige OCR-Programme sind in der Lage, die gewünschten Daten auszulesen und diese zusätzlich gegen vorhandenen Informationen zu validieren. 

Parallel dazu erfolgt eine Verifizierung der Daten durch Datentypisten(innen), so dass jeder Beleg nach dem 4-Augen-Prinzip geprüft wird.
Bei Unstimmigkeiten durchläuft der Beleg einen separaten Kontrollschritt. Fehlerhafte Rechnungen, bei denen z.B. die Pflichtangaben gem. §14 UstG nicht korrekt sind, fallen bereits an dieser Stelle auf und gelangen erst gar nicht in den Bearbeitungs-Workflow.

Wie kommen die Rechnungen zu clever.R?

Für die Zusendung wählen Sie auf verschiedenen Eingangskanälen einfach den für Sie komfortabelsten.

Welche Informationen werden erfasst?

Bei der Verarbeitung der Belege werden folgende, sogenannte Kopfdaten erfasst:

• Kreditor
• Belegnummer
• Belegdatum
• Nettosumme
• MwSt.
• Bruttosumme
• Zahlungsbedingung
• Ggf. Bankverbindung

Auf Wunsch lassen sich auch weitere Daten auslesen. Über eine entsprechende Schnittstelle werden die Ergebnisse direkt an die Dokumentablage, das Archiv oder andere gewählte Anwendungen übergeben.

Papierbelege zurücksenden oder vernichten

Rechnungsbelege, die Sie weiterhin in Papierform benötigen, können Sie sich von uns monatlich, 14-tägig oder wöchentlich zurücksenden lassen. Wir verschicken die Sammelsendung als versichertes DHL-Paket zum vereinbarten Zeitpunkt an eine Adresse Ihrer Wahl. Nicht mehr benötigte Belege vernichten wir für Sie. Natürlich nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch und garantiert datenschutzkonform.

Sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit Ihrer vertraulichen Unterlagen hat für uns oberste Priorität. Der gesamte Ablauf von der Zusendung bis zur Rücksendung Ihrer Belege – egal ob papierhaft oder digital – entspricht den gesetzlichen Vorgaben der EU-DSGVO. Der Datentransfer erfolgt ausschließlich über sichere Kommunikationswege. In unserem Scanzentrum gewährleistet ein softwaregestützter Produktionsprozess, dass Ihre Belege niemals verloren gehen oder in fremde Hände geraten. Unsere Mitarbeiter sind speziell ausgebildet für den Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen. Alle Daten verbleiben innerhalb der EU.

Bereitstellung in Bankensoftware, Übernahme ins ERP-System, buchen ohne Umwege, revisionssichere Archivierung: Mit clever.Export lassen sich die erfassten Rechnungsdaten in die verschiedensten Dateiformate exportieren und damit ohne Zeit- und Informationsverlust angrenzenden Geschäftsbereichen direkt zur Verfügung stellen. Durch die hohe Integration in Rechnungswesen- und ERP-Systeme werden doppelte Erfassungen vermieden.

Unterstützte Formate und Schnittstellen

Neben der Ausgabe als ZUGFeRD-PDF bietet clever.Export Ihnen die Möglichkeit, Ihre Rechnungen in Formaten für verschiedenste Systeme bereitzustellen: Banking-Programme (SEPA.xml), DATEV, ERP-Systeme,  CSV oder einem Format Ihrer Wahl.

clever.Archiv gewährleistet die automatische Archivierung Ihrer Rechnungsbelege entsprechend der gesetzlichen Vorgaben für revisionssichere Archivierung. Die Belege werden in digitalen Lieferantenakten archiviert, alle Zugriffe und Veränderungen protokolliert und automatisch eine durchgehende Versionierung der Dokumente vorgenommen. Dies ermöglicht eine lückenlose Historie jedes einzelnen Dokuments und Datenblatts.

Auf Wunsch lassen sich mit clever.Archiv sämtliche zentral verwaltete Dokumente und Dateien GoBD-konform speichern. Selbst die Archivierung von Outlook-Daten und E-Mails in Zukunft ein Leichtes!

Hosting in deutschem Rechenzentrum

Ihre Daten werden gemäß der ISO-Norm 27001 maximal geschützt und verbleiben serverseitig in Deutschland. Dies garantiert die Einhaltung aller deutschen Gesetzte zum Datenschutz und zur Datensicherheit.

clever.Workflow ist ein standardisierter digitaler Rechnungsworkflow, der Sie professionell bei Bearbeitung und Freigabe Ihrer Eingangsrechnungen unterstützt. clever.Workflow liest die über clever.ZUGFeRD erfassten Belegdaten aus und übernimmt diese automatisch in einen Standard-Workflow. Sobald Sie den Workflow zentral starten, durchläuft jede Rechnung einen durchdachten und bewährten Freigabeprozess, der Fehler vermeidet und viel Zeit spart.

Sie erwarten eine automatische Lieferantenerkennung, möchten die Rechnung mit den FIBU-Stammdaten vorkontieren oder Workflows auch für weitere Belege nutzen? Dann sprechen Sie uns an. Der Standard-Workflow lässt sich individuell erweitern und optimal an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Mit clever.DMS verwalten Sie all Ihre Dokumente zentral. Sie haben jederzeit von überall Zugriff auf Ihre Eingangsrechnungen, Briefe, E-Mails genauso wie auf Angebote oder Dokumentationen. Dokumente werden sofort gefunden und können in der aktuellsten Version weiterbearbeitet werden. Binden Sie bei Bedarf Ihre vorhandenen ERP-, CRM- und Warenwirtschaftssysteme an, um für jeden Kunden automatisch eine eigene Akte anzulegen – so vermeiden Sie die doppelte Ablagen.